Nama : Abira Mahsa Putra S.
NPM : 10214078
Kelas : 4EA39
NPM : 10214078
Kelas : 4EA39
TUGAS 2 KOMUNIKASI BISNIS
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
A. PENGORGANISASIAN MELALUI OUTLINE
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik
diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide;
dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih
secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar
yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan
lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat
menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang
disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi,
baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman,
harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks
materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan
outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat
outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga
komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan
efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator
mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan
memehami pola piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :
- Mulailah dengan ide pokok. Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline
- Nyatakan poin-poin pendukung yang penting. Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
- Ilustrasi dengan bukti-bukti. Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat
- Menentukan urutan dengan rencana organisasional. Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
- Pendekatan langsung. Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
- Pendekatan tidak langsung. Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk
pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan,
dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi
audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan
disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala
para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap
pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan,
lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para
audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi
audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung.
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan
memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana
organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :
- Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
- Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
- Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
- Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
B. PEMILIHAN KATA
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata
tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan
yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah
dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
- Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
- Pilihlah kata-kata yang singkat. Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
- Hindari kata-kata yang bermakna ganda (ambigu). Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.
C. MEMBUAT KALIMAT
EFEKTIF
Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti
isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu
kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.
Tiga Jenis Kalimat :
- Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
- Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
- Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.
TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
PENGERTIAN DAN JENIS LAPORAN BISNIS
A. PENGERTIAN
Laporan
bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy
Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang
atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan
Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
B. JENIS
- Laporan memorandum : laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
- Laporan surat : laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
- Laporan dalam bentuk cetakan : mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.
- Laporan formal : biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
C. BAGIAN POKOK DALAM LAPORAN BISNIS
- Pendahuluan
- Pemberi kuasa
- Layout atau rencana presentasi
- Masalah
- Maksud penulisan laporan
- Ruang Lingkup
- Metodologi
- Sumber-sumber primer atau sekunder
- Latar belakang
- Definisi istilah
- Keterbatasan
- Rekomendasi
- Isi teks (laporan)
- Penutup
- Rangkuman
- Kesimpulan
- Rekomendasi
- Rencana tindakan
- Proposisi
D. PENGORGANISASIAN ISI DALAM LAPORAN BISNIS
Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis, yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tidak langsung).
- Cara Deduksi, menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci. Digunakan pada kriteria pembaca:
- Eksekutif yang sibuk,ingin berita segera,
- Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
- Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal
- Cara induksi, menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Digunakan pada kriteria pembaca:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
- Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
- Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
E. PENULISAN LAPORAN SINGKAT
Dalam
laporan singkat, hanya mengutamakan isi dari laporan tersebut. Laporan singkat
biasanya berupa memo atau surat sepanjang dua halaman. Bentuk umum dari laporan
singkat adalah pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup.
F. MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK
Laporan
bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
- Informasi yang akurat
- Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
- Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca
No comments:
Post a Comment